Registerbeskrivning
Detta är koncernen Suomen Kiinteistötekniikka integritets- och dataskyddspolicy i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (2016/679, “GDPR”) och tillämplig nationell lagstiftning (inklusive Finlands dataskyddslag 1050/2018). Upprättats 22.5.2019
1. Den personuppgiftsansvarige
Suomen Kiinteistötekniikka Oy
Petersgatan 9
00140 Helsingfors
2. Kontaktperson som ansvarar för registret
Esa Kumpu, tfn 0400 331 141
3. Registrets namn
Försäljnings – och marknadsföringsregister
4. Rättslig grund och syftet med behandlingen av personuppgifter
Försäljnings- och marknadsföringsregistret för koncernen Suomen Kiinteistötekniikka Oy används för direktmarknadsföring av Suomen Kiinteistötekniikka Oy:s tjänster och evenemang och för därmed jämförbara åtgärder, såsom kundkommunikation, anskaffning av nya kunder, insamling av kundrespons samt andra affärsmässiga behov hos företaget. Uppgifterna kan användas för att utveckla företagets verksamhet, för statistiska ändamål och för att producera mer personligt riktat innehåll i våra webbtjänster. Företaget kan använda samarbetspartner för att upprätthålla kund- och tjänsteförhållandet, varvid delar av registeruppgifterna kan överföras till samarbetspartnerns servrar på grund av tekniska krav. Uppgifterna behandlas endast för upprätthållande av företagets kundrelation och för att skapa kundrelationer via de tekniska gränssnitten. Ett företag har rätt att publicera uppgifterna i kundregistret som en elektronisk eller skriftlig katalog, om inte kunden särskilt förbjuder det. Med katalog avses i detta fall t.ex. postklistermärken för direktreklam eller motsvarande. Kunden har rätt att förbjuda att uppgifterna publiceras genom att underrätta registrets kontaktperson om detta.
5. Registrets datainnehåll
Försäljnings- och marknadsföringsregistret innehåller uppgifter om den registrerades uppgifter eller ställning i ett företag, en sammanslutning eller i det offentliga livet samt andra uppgifter som hänför sig till skötseln av kundrelationer, såsom:
Personens för- och efternamn
Sammanslutning som personen företräder – E-postadress
Postadress – Telefonnummer
Uppgifter om tidigare kundpostmeddelanden och inbjudningar till evenemang
Uppgifter från diskussioner om offertbegäran och kundmöten
6. Regelbundna informationskällor
De uppgifter som ska sparas i försäljnings- och marknadsföringsregistret fås i huvudsak via e-postmeddelanden som tagits emot av kunder, via visitkort, per telefon eller vid fysiska möten. Information kan också fås av andra intressentgrupper, t.ex. via kontaktblankett på webbsidor eller motsvarande samt via Suomen Kiinteistötekniikka Oy:s system för verksamhetsstyrning.
7. Regelmässigt utlämnande och överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES
Kundernas personuppgifter behandlas endast i ärenden som gäller skötseln av kundrelationen och de lämnas inte ut till utomstående utan kundens samtycke, om det inte finns en grund för detta som följer av lag.
Uppgifter lämnas inte regelbundet ut till andra aktörer.
Uppgifterna kan publiceras till den del som detta har överenskommits med kunden. Uppgifterna överförs inte av den personuppgiftsansvarige utanför EU eller EES.
8. Principer för skydd av registret
Vid behandlingen av registret iakttas omsorgsfullhet och de uppgifter som behandlas med hjälp av datasystemen skyddas på behörigt sätt. Uppgifterna samlas in i databaser som är skyddade med brandmurar, lösenord och andra tekniska metoder. Den personuppgiftsansvarige ska se till att lagrade uppgifter samt åtkomsträttigheter till servrar och andra uppgifter som är kritiska med tanke på personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av de arbetstagare till vilkas arbetsbeskrivning de hör.
9. Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av uppgifter
Varje person som finns i registret har rätt att kontrollera sina uppgifter som sparats i registret och kräva att eventuella felaktiga uppgifter rättas eller att bristfälliga uppgifter kompletteras. Om en person vill kontrollera eller begära omprövning av de uppgifter som lagrats om honom eller henne, ska begäran framställas skriftligen till den personuppgiftsansvarige. Den personuppgiftsansvarige ska begära att sökanden styrker sin identitet. Den personuppgiftsansvarige ger kunden svar inom den tid som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning (i regel inom en månad).
10. Andra rättigheter i anslutning till behandling av personuppgifter
En person som finns i registret har rätt att begära att personuppgifter om honom eller henne avförs ur registret (”rätt att bli bortglömd”). Likaså har de registrerade andra rättigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning, såsom begränsning av behandlingen av personuppgifter i vissa situationer. Begäran ska framställas skriftligen till den personuppgiftsansvarige. Den personuppgiftsansvarige ska begära att sökanden styrker sin identitet. Den personuppgiftsansvarige ger kunden svar inom den tid som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning (i regel inom en månad).